名刺管理の秘訣：整理・保管から活用までのベストプラクティス
名刺の整理、管理方法にはアナログの他に、近年注目を集めているデジタル管理システムというものがあるのを知っていますか？素早く情報を取り出すことができ、社内で情報を共有することが出来るというメリットがあることから導入を検討してみてはいかがでしょうか。
ビジネスシーンで欠かせない名刺は企業にとっては貴重な資産です。取引先の連絡先や部署の情報はもちろんのこと、組織体系など名刺を通して知ることが出来る情報が詰まっています。社内できちんと整理、管理し、有益な情報を共有することが出来るようにしなければなりません。また退職者や第三者などが勝手に見ることが出来ないように、管理することも求められます。
名刺の整理、管理方法は大きく分けて二種類。アナログとデジタルです。アナログは名刺をそのまま保管し、ファイルや専用フォルダなどにまとめて管理しておきます。低コストで管理することができ、枚数が少なければ管理も楽です。ただ紛失の可能性や外部に持ち出されてしまう心配もあります。枚数が多くなれば整理や管理も大変になります。
もう一つのデジタルでは名刺管理システムなどを導入し、名刺をいつでもパソコンやスマホで見られる状態にしておくものです。一枚一枚整理する必要がない、情報の紐付けや持ち運びができ、いつでも好きなときに名刺の内容を確認することが可能です。パスワードなどで管理していれば、退職者や第三者に見られる心配も少なくなります。一方でコストが掛かる、セキュリティを強化しなければならないという欠点もあります。
どちらの方法もメリットデメリットはありますが、近年導入する企業が増えているのはどちらかと言えばデジタル管理。コスト面に余裕があり、セキュリティシステムの導入が出来ればデジタル管理を取り入れるのも一つの手ではないでしょうか。デジタル管理を取り入れるときには予算や名刺の読み取り精度、保管出来る名刺の枚数、セキュリティなどを考慮して選びましょう。